Over technisch en facilitair eventmanagement

In een eerdere blogcolumn beloofde ik onze Facilitair Manager Ruud van Moorsel eens aan zijn mouw te trekken om inzicht te geven wat er logistiek komt kijken bij een evenement. Ruud’s specialisme: alle technische mogelijkheden én onmogelijkheden, zodat zelfs de wildste plannen en concepten in praktijk werkelijkheid worden. Ruud is als technisch eindverantwoordelijke nauw betrokken bij alle grote en kleine evenementen; vertaalt plannen in technische tekeningen; spart met een zorgvuldig opgebouwd netwerk aan techniekleveranciers; kent alle locaties inmiddels van binnen en van buiten; controleert, inspireert en dirigeert alle leveranciers op de werkvloer en zorgt dat elke beleving klopt tot in het allerkleinste detail.

In het onderstaande interview met Ruud, eerder verschenen in NewsPlanet, neemt hij ons mee achter de schermen. 

De grootste uitdagingen

“Het is niet zozeer de grootschaligheid van een evenement waarin mijn uitdaging ligt. Of ik nu 20 of 50 meter aan trussen vol licht of een podium van 10 of 50 m2 moet laten komen, dat is puur een belletje naar een leverancier. Het zijn vaak de omstandigheden waarin je moet opereren. Want hoe creëer je bijvoorbeeld een – op kantoor bedachte – beleving van een gezellig stadspark in een oubollige conferentielocatie met een laag systeemplafond? Hoe versterk je een karakteristieke sfeer van een locatie of buig je ter plaatse, improviserend,  een nadeel om in een voordeel? En hoe krijg je groot materieel naar een bovenverdieping met slechts een klein goederenliftje? Ga d’r maar aan staan! Dat zijn de leukste klussen.”

De kleinste details

Hoe grootschalig een project ook kan zijn, vaak zijn het juist de allerkleinste details die Ruud van Moorsel hoofdbrekens bezorgen. “Het fusiefeest van AWV en Het Oosten speelde zich af op ‘oudjaarsavond’ … echter wel op 30 juni in de stralende zon! Op een winters plein moesten de kerstbomen sneeuwwit zijn. Normaal schuim was niet acceptabel en kunstvlokken verdwenen als sneeuw voor de zon. Als alternatief ontwikkelden we kunstsneeuw op basis van papier. De eisen: niet van echt te onderscheiden, brandveilig én praktisch bij de schoonmaak achteraf. Dan krabbel je jezelf wel eens achter de oren. Maar des te groter is de kick toen bleek dat de gasten, ondanks de zwoele avondzon, een ingebeelde winterkoude op het plein ervaarden. Over beleving gesproken!”

Een huis bouwen in één dag

De uitdaging bij omvangrijke projecten (5000+ gasten) zit met name in de opbouw. “Binnen één dag bouwen we als het ware een compleet huis. Zoals bij het gigantische personeelsfeest van Koninklijke Marechaussee. Meerdere hallen worden van boven tot onder gedecoreerd. Trailers vol materieel rijden de locatie binnen. Honderden mensen lopen af en aan en bouwen met de zwaarste materialen. Dat moet snel, geruisloos én veilig gebeuren. Daarbij heb ik een belangrijke controle functie. Ik let op de certificeringen van de leveranciers, van hijsmaterialen, doeken e.d. Een ongeluk zit in een klein hoekje en de verantwoordelijkheid kan uiteindelijk zelfs bij onze opdrachtgevers komen te liggen. Een verantwoordelijkheid die wij als bureau natuurlijk op ons nemen.” Maar ook het regelen van vergunningen. Ook daarvoor kent Ruud van Moorsel de weg naar de gemeentes en provincies. “Wel zo handig als de opdrachtgever stipt om 24.00 uur vuurwerk wil afsteken en hij na maanden onderhandelen, een week voor het evenement, tegen een muur van regels, onwil en bureaucratie dreigt aan te lopen!”

 Belevingen versterken

Hoe beleeft Ruud zelf de evenementen als zijn werk erop zit en de gasten binnenlopen? “Vanzelfsprekend loop ik rond en geniet ik van de vele reacties en verwonderingen. Nog leuker vind ik het om achter de schermen uit te blazen met mijn leveranciers. Een beleving op zich! Mijn kans om hen even persoonlijke aandacht te geven, wat bijdraagt in de onderlinge sfeer. De volgende keer lopen ze nog net even wat harder, denken ze nog meer mee. En zijn ze zelfs bereid nog even wat extra decoratiematerialen of lampjes mee te nemen, om de sfeer te versterken en ook dat ene donkere hoekje sfeervol uit te lichten.”